PERSONALISTIKA – Informace nejen pro podnikatele.
Cestovní náhrady – náhrada nutných vedlejších výdajů.*
Záloha poskytnutá zaměstnanci na pracovní cestu a její forma.*
Nařízení práce přesčas zaměstnanci.*
Změny v uznávání kvalifikací ze zahraničí.*
Cestovní náhrady – náhrada nutných vedlejších výdajů a také ubytovacích výdajů vzniklých při pracovní cestě zaměstnance a dobrovolného plnění kapesného při zahraničních pracovních cestách.
24.4.2025, Jaroslava Pfeilerová, Zdroj: Verlag Dashöfer
Zaměstnanec vyslaný na pracovní cestu má nárok na cestovní náhrady – jedná se např. o stravné, výdaje za ubytování, jízdní výdaje a také o nutné vedlejší výdaje. Základní pravidla pro poskytování těchto náhrad jsou stanovena zákoníkem práce a prováděcími právními předpisy (vyhláškami MF a MPSV). Každá pracovní cesta však probíhá za jiných podmínek a z toho důvodu stanoví podrobnější podmínky sám zaměstnavatel, a to ve vnitřní směrnici nebo individuálně před konkrétní pracovní cestou.
V tomto příspěvku se budeme podrobněji zabývat problematikou poskytování náhrad nutných vedlejších výdajů a výdajů za ubytování.
Výdaje, které ve většině případů nelze posoudit jako nutný vedlejší výdaj
Tyto výdaje zákoník práce blíže nespecifikuje, protože každá organizace vykonává svoji činnost za jiných podmínek. Obecně lze tyto výdaje charakterizovat jako výdaje, které musely být prokazatelně vynaloženy v přímé souvislosti s konkrétní pracovní cestou. Zákoník práce ani jiný právní předpis neobsahuje seznam položek, které lze posoudit jako nutné vedlejší výdaje. Zaměstnavatelé však mohou např. ve vnitřní směrnici podle druhu vykonávané práce při pracovní cestě uvést příkladný seznam těchto výdajů, aby zaměstnanci dostali základní informaci o tom, na jaké náhrady mají nárok.
Obecně lze konstatovat, že nutným vedlejším výdajem nemohou být výdaje soukromého charakteru. Ve většině případů se jedná např. o pokutu za dopravní přestupek, alkoholické i nealkoholické nápoje, poplatky za vstupné na koncerty a sportovní pořady, konzumace z minibaru v hotelovém pokoji apod.
Jako vedlejší výdaj vynaložený při pracovní cestě nelze uznat výdaje osobního charakterů. Ve většině případů se bude jednat např. o parfémy, vitamíny, platbu kadeřníkovi, kosmetičce apod. Ale i v tomto případě je vždy potřebné posuzovat souvislost výdaje s činností vykonávanou zaměstnancem v průběhu pracovní cesty.
Výdaje, které ve většině případů lze posoudit jako nutný vedlejší výdaj
Mezi základní náhrady nutných vedlejších výdajů, které lze uplatnit ve většině organizací, patří např. platba za parkování vozidla v průběhu pracovní cesty, poplatek za použití silnice nebo dálnice v tuzemsku i v zahraničí, výdaje za telefonní hovory, použití faxu a elektronické pošty související s účelem pracovní cesty, poplatky za použití hotelového trezoru pro úschovu cenných věcí (např. dokladů a dokumentace), výdaje na nutnou úschovu zavazadel na nádražích a letištích, poplatky za směnu valut určených pro příslušný stát vyhláškou MF, kterou se stanoví základní sazby stravného v cizí měně za místní měnu a opačně. Jak jsem již uvedla, musí být každý nutný vedlejší výdaj prokazatelně vynaložen v přímé souvislosti s konkrétní pracovní cestou. Pokud tato podmínka nebude splněna, nejde o nutný vedlejší výdaj podle zákoníku práce.
Výše uvedené rozdělení jednotlivých výdajů je pouze příkladné a mohou nastat případy, kdy stejný výdaj zaměstnance bude v jednom případě posouzen jako cestovní náhrada nutného výdaje a při pracovní cestě jiného charakteru jako soukromý výdaj. To znamená, že při rozhodování o těchto výdajích je nutno postupovat vysoce individuálně, zejména s ohledem na obsah pracovní činnosti a podmínky a délky konání a charakteru pracovní cesty.
Případy posouzení stejných nákladů podle charakteru jednotlivých pracovních cest
- Mzdová účetní paní Nováková se v Brně zúčastnila školení na téma zákon o daních z příjmů. Po ukončení přednášky ve volném čase navštívila paní Nováková veletrh spotřebního zboží. V tomto případě nebude poplatek za vstupenku posouzen jako cestovní náhrada (nebyl vynaložen v přímé souvislosti s pracovní cestou, jedná se o výdaj soukromého charakteru). Pokud by však stejný poplatek uhradil zaměstnanec, který na veletrhu vykonává určenou práci (např. nakupuje nebo prodává zboží), jedná se o nutný výdaj vynaložený v souvislosti s pracovní cestou.
- Ve většině případů můžeme konstatovat, že výdaj za alkohol nelze posoudit jako nutný vedlejší výdaj. Nastávají však případy, kdy zaměstnanci např. v rámci exkurze vykonávané v rámci výkonu práce např. v pivovaru nebo ve vinných sklepech, musí uhradit tzv. degustační poplatek. V tomto případě se jedná o cestovní náhradu, protože bez úhrady tohoto poplatku by nemohl být splněn cíl pracovní cesty.
- Paní Holá se účastnila třídenního školení sekretářek v Praze. První den pracovní cesty si paní Holá ušpinila kostým a nechala si jej vyčistit hotelovou službou. Dá se předpokládat, že zaměstnavatel neposoudí související poplatek jako výdaj vynaložený v přímé souvislosti s pracovní cestou. Jiná situace však nastane např. v případě, kdy zaměstnanec vykonává delší pracovní cestu v tropických zemích, kde jménem zaměstnavatele uzavírá obchody. V tomto podnebí se musí zaměstnanec často převlékat a při jednání se zákazníky by měl vypadat upraveně. Předpokládám, že zaměstnavatel poplatek za vyčištění obleku a vyprání košil posoudí jako nutný výdaj vynaložený v souvislosti s pracovní cestou.
- Zaměstnanec vykonal na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním automobilem. Podle zákoníku práce náleží zaměstnanci za každý ujetý kilometr náhrada odpovídající sazbě základní náhrady a náhrada za spotřebované PHM. Zaměstnanec si před zahájením cesty nechal v autoservisu provést kompletní servisní prohlídku (výměna olejů, olejových i vzduchových filtrů, doplnění brzdové kapaliny, vody do ostřikovačů, doplnění klimatizace apod.), za kterou zaplatil částku ve výši 4 000 Kč. Cenu za tuto prohlídku zahrnul do vyúčtování pracovní cesty jako nutný vedlejší výdaj související s pracovní cestou. Zaměstnavatel však tento doklad zaměstnanci neproplatil, neboť se jedná o položku nad rámec cestovních náhrad stanovených zákoníkem práce.
Prokazování částek vynaložených na nutné vedlejší výdaje
Zaměstnanec je povinen všechny výdaje související s pracovní cestou prokázat doklady (potvrzeními, smlouvami, paragony apod.). V případech, kdy zaměstnanec není z objektivních důvodů schopen příslušný výdaj prokázat, je zaměstnavatel oprávněn náhradu výdajů poskytnout i bez doložení příslušného dokladu. Výši náhrady stanoví na základě prohlášení zaměstnance s přihlédnutím k obvyklé výši příslušného druhu výdajů.
Zaměstnanec vykonal podle příkazů zaměstnavatele zahraniční pracovní cestu v Bělorusku, kde se mu nepodařilo získat doklad o zaplacení týdenního parkování služebního vozidla. Vzhledem k tomu, že zaměstnavateli bylo známo, že tento výdaj musel být proveden, uhradil zaměstnanci tento poplatek i bez předložení příslušného dokladu.
Reprezentace
Mnozí zaměstnanci jednají v průběhu pracovní cesty s obchodními partnery, kterým v zájmu svého zaměstnavatele předávají různé dárky (kytice, bonboniéry), případně jim hradí občerstvení apod. Zaměstnanci tyto výdaje podle pokynů zaměstnavatele sice uskuteční, nejedná se však o daňově účinné cestovní náhrady, ale o daňově neúčinné náklady na reprezentaci. Tyto výdaje samozřejmě zaměstnanec nehradí ze svých prostředků, ale z prostředků zaměstnavatele. Při vyúčtování je nutné výdaje na reprezentaci odlišit od běžných výdajů na cestovní náhrady podle zákoníku práce.
Výdaje za ubytování
Místo a druh ubytování zaměstnance při pracovní cestě určuje předem zaměstnavatel. Může se jednat např. o hotel, ubytovnu, služební byt apod. Zaměstnanec nemá právo bez závažných důvodů způsob ubytování stanovený zaměstnavatelem měnit. Ve vyúčtování pracovní cesty zaměstnanec vykáže cenu ubytování doloženou dokladem vystaveným příslušným ubytovacím zařízením.
Zaměstnanec vykonal týdenní pracovní cestu, v jejímž průběhu byl ubytován v hotelu, který předem určil zaměstnavatel v rámci určování podmínek pracovní cesty. Ve vyúčtování vyčíslil mimo jiné i výdaje spojené s ubytováním a jejich výši prokázal dokladem, který mu vystavilo ubytovací zařízení. Na dokladu byla uvedena identifikace zaměstnavatele, jméno zaměstnance, místo a datum ubytování, cena, datum vystavení dokladu a podpis osoby, která doklad vyhotovila.
Někteří zaměstnavatelé po dohodě se zaměstnanci stanoví finanční limit a zaměstnanci si ubytování sami vyberou. Pokud si však zaměstnanec vybere dražší ubytování (v centru města, luxusnější hotel), zaměstnavatel jim nadlimitní částku neproplatí. Např. Zaměstnavatel určí cenový limit za ubytování v Praze do limitu 2 500 Kč (za jednu noc), zaměstnanec si vybral ubytování za cenu 3 500 Kč (za jednu noc). V tomto případě zaměstnanec překročil limit o částku 1 000 Kč.
Podle ustanovení § 162 ZP má zaměstnanec nárok na náhradu ubytovacích výdajů vzniklých po celou dobu trvání pracovní cesty. Současně je však v tomto ustanovení uvedeno, že po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že musel ubytování vzhledem k podmínkám pracovní cesty zachovat.
Záloha poskytnutá zaměstnanci na pracovní cestu a její forma.
29.4.2025, Zdroj: Verlag Dashöfer
Zaměstnanci, který je vyslán na tuzemskou anebo na zahraniční pracovní cestu, je zaměstnavatel povinen poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se nedohodnou, že záloha poskytnuta nebude.
Zaměstnanec tedy o zálohu na pracovní cestu nežádá. Je povinností zaměstnavatele mu ji poskytnout. Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad.
Neposkytnutí zálohy
Dohoda o neposkytnutí zálohy je individuální dohoda mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Lze ji sjednat písemně i ústně. Za souhlas zaměstnance s tím, že mu nebude poskytnuta záloha na pracovní cestu, se považuje i případ, kdy zaměstnanec na pracovní cestu odjel bez zálohy. Případné neposkytování záloh nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě.
Forma zálohy
Záloha může být zaměstnanci poskytnuta formou cestovního šeku, zapůjčením platební karty anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně nutně v měně, ve které se vypočítává podle vyhlášky Ministerstva financí zahraniční stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou MF stanovena základní sazba stravného v EUR, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v EUR. Měla by být poskytnuta ve měně, kterou bude zaměstnanec příslušné služby (ubytování, jízdní výdaje apod.) hradit, tj. v uvedeném případě ve złotých. Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.
Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenou a správně vedenou.
Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě zaměstnance pravidelný přehled o konkrétních výdajích, o nichž může účtovat na základě výpisu z účtu, ke kterému byla platební karta vydána.
Nic také nebrání tomu, aby byla zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. Tento postup je možný na základě žádosti zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého účtu.
Nařízení práce přesčas zaměstnanci.
11.4.2025, Zdroj: Verlag Dashöfer
Práci přesčas může zaměstnavatel zaměstnanci nařídit jen výjimečně, a to jen z vážných provozních důvodů. Respektovat přitom musí také zákonné limity.
Prací přesčas se podle § 78 odst. 1 písm. i) zákoníku práce rozumí práce, kterou zaměstnanec koná na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konanou mimo rámec rozvrhu pracovních směn.
U zaměstnanců s kratší pracovní dobou je prací přesčas až práce přesahující stanovenou týdenní pracovní dobu. Těmto zaměstnancům proto není možné práci přesčas nařídit, protože dohodnou-li se na výkonu kratší pracovní doby, nemůže zaměstnavatel bez jejich souhlasu tento rozsah jednostranně navýšit.
Prací přesčas nesmí zaměstnavatel zaměstnat zaměstnance mladistvého, tj. zaměstnance do 18 let. Jedná se o absolutní zákaz, mladistvý zaměstnanec nesmí práci přesčas konat, ani kdyby s tím souhlasil. Zaměstnavatel proto nesmí práci přesčas v tomto případě nejen nařídit, ale ani se na jejím výkonu s mladistvým zaměstnancem dohadovat.
Práci přesčas může zaměstnavatel zaměstnanci nařídit jen výjimečně, a to jen z vážných provozních důvodů. Práce přesčas by měla být výjimečná, zaměstnavatel by ji proto neměl dopředu plánovat anebo s ní počítat při rozvržení pracovní doby. Její výjimečnost a vážné provozní důvody jsou dány zpravidla tehdy, kdy zaměstnavatel potřebuje vykonat práci za zaměstnance, který se nedostavil na směnu, nebo je nemocen a pracovní úkol se musí vykonat v určitém termínu anebo při krátkodobé potřebě navýšení pracovních úkolů, při nepředvídaných opravách apod. Výkon práce přesčas zaměstnavatel nařizuje mimo rozvrh pracovní doby, tj. na dobu nepřetržitého odpočinku mezi dvěma směnami v běžných pracovních dnech zaměstnance. Výkon práce přesčas může bezprostředně navazovat na pracovní dobu zaměstnance anebo ji může bezprostředně předcházet anebo může být určen i tak, že na pracovní dobu nenavazuje. Práce přesčas může být nařízena i na dny pracovního klidu, kterými jsou dny, na které připadá nepřetržitý odpočinek zaměstnance v týdnu a svátky. V tyto dny však může zaměstnavatel práci přesčas nařídit pouze za podmínek uvedených v § 91 odst. 2 až 4 zákoníku práce a nařídit může jen výkon zde uvedených prací.
Nařídit práci přesčas lze pouze v rozsahu zákonných limitů. Týdenní limit je maximálně 8 hodin a roční limit 150 hodin. Limit 150 hodin je stanoven v kalendářním roce, to je v období od 1.1. do 31.12., týdenní limit se počítá od okamžiku, kdy zaměstnavatel stanoví počátek rozvržení pracovní doby. Zaměstnavatel může práci přesčas nařídit jen za současného dodržení obou limitů, tzn., musí dodržet jak limit přesčasové práce v týdnu maximálně v rozsahu 8 hodin, tak musí být současně splněna podmínka, že výkon práce přesčas u jednotlivého zaměstnance v kalendářním roce doposud nepřesáhl 150 hodin. Nad tyto zákonem stanovené limity může zaměstnavatel požadovat práci přesčas jen na základě dohody se zaměstnancem. Při této dohodnuté práci přesčas nesmí celkový rozsah práce činit v průměru více než 8 hodin týdně v období, které může činit nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích. Pouze u zaměstnavatelů, u kterých působí odborová organizace, je možné vymezit kolektivní smlouvou toto období až na 52 týdnů po sobě jdoucích. Do počtu hodin nejvýše přípustné práce přesčas ve vyrovnávacím období se nezahrnuje práce přesčas, za kterou bylo zaměstnanci poskytnuto náhradní volno.
Odměňování práce přesčas je upraveno v závislosti na tom, zda zaměstnanci za výkon práce přísluší mzda nebo plat, a to v § 114 zákoníku práce pro odměňování mzdou a v § 127 zákoníku práce při poskytování platu.
Nařízení výkonu práce přesčas nemusí být písemné, zákoník práce písemné nařízení nevyžaduje. Zpravidla je práce přesčas nařizována zaměstnanci ústně pokynem nadřízeného zaměstnance. Písemné nařízení práce přesčas proto přichází v úvahu spíše výjimečně v případech, kdy zaměstnavatel považuje za potřebné zaměstnance dopředu informovat o nařízení výkonu práce přesčas anebo je potřeba nařízení práce přesčas doložit.
Transparentní odměňování – evropská směrnice, česká praxe
Změny v uznávání kvalifikací ze zahraničí.
16.4.2025, Zdroj: ČTK
Změny v procesu uznávání kvalifikací ze zahraničí chce vláda v Poslanecké sněmovně projednat zrychleně.
Novela, kterou kabinet schválil, reaguje na nález Soudního dvora EU. Ten označil 20 let starý český zákon za nedostačující, ministerstvo školství proto navrhlo doplnění normy například o stanovení procesních lhůt či náležitosti žádostí.
Vláda se podle ministra školství Mikuláše Beka, jehož úřad připravil variantu čistého převzetí směrnice a variantu odrážející další požadavky ministerstev, nakonec přiklonila k čistému převzetí směrnice a bude žádat Sněmovnu, aby v době končícího mandátu projednala předlohu co nejdříve a ve zrychleném řízení. Ministr se proto chystá vyjednávat s poslanci.
Předpis o uznávání odborné kvalifikace do českého práva zavádí směrnici z roku 2005. I přes několik novel se podle ministerstva školství dosud neprovedla jeho celková revize, která by odstranila aplikační problémy a technické problémy. Evropská komise navíc Česku vytýká nedostatky v převedení směrnice do legislativy a Soudní dvůr EU loni konstatoval, že Česko některá opatření směrnice nepřijalo.
Česku loni podle vládní zprávy chybělo plně převést do právního řádu osm směrnic Evropské unie, stejně jako předloni. U šesti ze směrnic to v minulém roce stihlo částečně. Většina chybějících norem s návazností na unijní právo byla podle stavu ke konci loňského listopadu předložena Parlamentu ke schválení, tři vláda ještě připravovala. Kromě nich je třeba přijmout další čtyři desítky zákonů kvůli směrnicím, u nichž takzvaná transpoziční lhůta končí převážně letos a v dalších letech.
Mezi chybějící normy patřily vedle uznávání kvalifikací ze zahraničí například novela o kybernetické bezpečnosti, kvůli níž Česko dostalo v únoru vytýkací dopis od Evropské komise, dále novela o kritické infrastruktuře či novela energetického zákona.
Za nedodržení lhůt hrozí ČR vysoké pokuty. Například za včasné nesplnění závazků týkajících se směrnice o ochraně oznamovatelů Soudní dvůr EU vyměřil Česku pokutu 2,3 milionu eur, tedy zhruba 58 milionů korun. Podobně sankcionoval také Německo, Lucembursko, Estonsko a Maďarsko. Celkově bylo Soudním dvorem EU do konce loňského listopadu vedeno podle vládní zprávy proti Česku 53 řízení pro nesplnění povinnosti, což je o šest řízení méně než v roce předcházejícím.