Novinky v oblasti cestovních náhrad.  

Stravenkový paušál a pracovní cesta.  

Na pracovní cestu se zálohou a bez ní.  

Přerušení pracovní cesty  

Novinky v oblasti cestovních náhrad.

14.3.2022, Zdroj: Verlag Dashöfer

S účinností od 12. 3. 2012 dochází ke změně v oblasti cestovních náhrad.

Na základě vyhlášky č. 47/2022 Sb. dochází ke změně vyhlášky č. 511/2021 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.

V § 4 písm. d) vyhlášky č. 511/2021 Sb. se zvyšuje průměrná cena za 1 kilowatthodinu elektřiny z Kč 4,10 na Kč 6,00.

Stravenkový paušál a pracovní cesta.

24.2.2022, JUDr. Eva Dandová, Zdroj: Verlag Dashöfer

Dotaz:

Jsme příspěvková organizace města a od března 2022 chceme přejít na stravenkový paušál. V naší organizaci využíváme princip pružné pracovní doby, nicméně zaměstnanci budeme vyplácet peněžitý příspěvek za odpracovanou směnu v každém dni, kdy zaměstnanec odpracuje minimálně 3 hodiny (platí, že pokud zaměstnanec odpracuje v určitém dni pouze 2 hodiny, pak je 5 hodin u lékaře, přičemž za tuto dobu je mu vyplácena náhrada platu, a vrátí se na 1 hodinu do práce, nenáleží mu pro tento den stravenkový paušál, neboť neodpracoval v kuse min. 3 hodiny?). Dříve jsme ovšem měli souběh stravenky a náhrady stravného v rámci pracovní cesty v případě, že zaměstnanec přišel do práce, odpracoval 4 hodiny a následně odjížděl na pracovní cestu v délce 6 hodin. V takovýchto případech měl podle vnitřní směrnice nárok jak na stravenku, tak na náhradu stravného. Jak je to ale v případě poskytování stravenkového paušálu? Platí, že pokud má zaměstnanec v daný den pracovní cestu a v rámci této i náhradu stravného, nemá již v žádném případě nárok i na stravenkový paušál v tento den?

Odpověď:

Ano, v podstatě to bude platit. Předně je však potřeba rozlišit poskytování příspěvku na stravování, resp. ve vašem případě stravenkového paušálu a poskytování stravného při pracovní cestě zaměstnance. Podle ustanovení § 236 ZP je zaměstnavatel povinen umožnit zaměstnancům ve všech směnách stravování, přičemž tuto povinnost nemá vůči zaměstnancům vyslaným na pracovní cestu. Zaměstnavatel tedy nemá povinnost zajistit stravování svých zaměstnanců, má jen povinnost umožnit zaměstnancům stravování. S tím souvisí i skutečnost, že poskytování stravenek zaměstnancům (nepeněžní příspěvek na stravování) nebo poskytování stravenkového paušálu (peněžitý příspěvek na stravování) je fakultativním plněním zaměstnavatele, které vyplývá z jeho vlastního rozhodnutí.  Naproti tomu poskytování stravného při pracovní cestě je plněním obligatorním, kdy zaměstnavatel má ze zákona povinnost poskytnout cestovní náhradu – stravné.

Pro poskytování stravenkového paušálu platí stejné podmínky daňové uznatelnosti jako v případě poskytování příspěvku na stravování. Podle § 24 odst. 2 písm. j) bod 4 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu. V tomto ustanovení se mimo jiné jasně říká „Příspěvek na stravování lze uplatnit jako výdaj (náklad), pokud přítomnost zaměstnance v práci během této stanovené směny trvá aspoň 3 hodiny.“  To platí pro všechny typy rozvržení pracovní doby a v praxi se to zejména sleduje u zaměstnanců s kratší pracovní dobou. Obecně platí, že zaměstnanec má nárok na příspěvek na stravování pouze tehdy, pokud je v konkrétní den přítomen v práci (na směně) minimálně 3 hodiny. Na tom musíte trvat i u zaměstnanců s pružnou pracovní dobou.

U pružné pracovní doby je jedna zvláštnost, a to pokud se týká zápočtu důležitých osobních překážek v práci do pracovní doby. Podle § 97 odst. 1 ZP platí, že překážky v práci na straně zaměstnance při pružném rozvržení pracovní doby se posuzují jako výkon práce jen v rozsahu, ve kterém zasáhly do základní pracovní doby. To se v praxi klasicky aplikuje v případech, kdy zaměstnanci navštěvují lékaře. Pokud má zaměstnanec pracující v pružné pracovní době stanovenou pevnou část pracovní doby (dobu, kterou musí strávit na pracovišti) od 10 hod. do 14 hod. a ve 12 hod. odejde k lékaři a tam bude do 16 hod., tak se mu do odpracované pracovní doby započítají pouze 2 hodiny (od 12 hod. do 14 hod.).

Z výše uvedeného vyplývá, že pokud zaměstnanec bude fyzicky přítomen v práci 3 hodiny, bude mít nárok na stravenku, resp. stravenkový paušál, protože tak máte stanoveno ve vnitřním předpisu. Pokud poté – jak uvádíte v dotaze – dotyčný zaměstnanec odjede na pracovní cestu, a tato bude delší než 6 hodin, vznikne mu nárok na stravné, protože mu tento nárok zaručuje zákon. Tento souběh je možný.

Na pracovní cestu se zálohou a bez ní.

15.3.2022, Zdroj: Verlag Dashöfer

Na tuzemskou pracovní cestu i na zahraniční pracovní cestu je zaměstnavatel podle§ 183 odst. 1 zákoníku práce povinen zaměstnanci poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním nedohodne, že záloha poskytnuta nebude.

Záloha na cestovní náhrady může být zaměstnanci poskytnuta prakticky jakýmkoliv způsobem, tj. v hotovosti, poskytnutím platební karty zaměstnavatele, cestovním šekem, převodem na účet zaměstnance u banky apod.

Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, nikoliv nezbytně v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné, příp. v jiné měně. Záloha se totiž neposkytuje pouze na zahraniční stravné či kapesné, ale na všechny druhy cestovních náhrad, tj. také na jízdní výdaje, výdaje za ubytování i nutné vedlejší výdaje. A na tyto výdaje, stejně jako na zakoupení jídla apod., bude zaměstnanec v příslušném státě potřebovat finanční prostředky v měně příslušného státu, nikoliv v měně, ve které se vypočítává zahraniční stravné. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná.

Poskytnutí zálohy zaměstnanci v hotovosti v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu.

Poskytnutí tzv. firemní platební karty (platební karty k účtu zaměstnavatele) zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance, včetně dokladu potřebného k účtování o těchto výdajích. Při předání platební karty zaměstnanci je vhodné, aby zaměstnanec podepsal dohodu o hmotné odpovědnosti, ve které bude mj. také uvedeno, k jakým účelům může anebo nemůže být platební karta použita.

Nic také nebrání ani tomu, aby zaměstnanci (na základě jeho žádosti o provádění bezhotovostních úhrad) byla záloha poskytnuta převodem na jeho účet u některé z bank. Samozřejmě tak, aby si ji mohl před pracovní cestou z účtu vybrat. V tomto případě je také vhodné dohodnout se zaměstnancem, že vypořádání jeho nároku na cestovní náhrady bude také prováděno převodem z účtu, nejlépe např. současně se mzdou. Tento postup je možný pouze na základě žádosti zaměstnance nebo dohody s ním, zaměstnavatel nemůže o takovémto postupu rozhodnout ve vnitřní směrnici, ani nemůže zaměstnanci nařídit, aby mu sdělil číslo svého soukromého účtu.

Poměrně časté jsou případy, kdy zaměstnavatel zaměstnanci zálohu na pracovní cestu neposkytne. Takovýto postup je po dohodě se zaměstnancem možný. Zákoník práce pro formu této dohody nestanoví žádná pravidla ani postupy. Také v tomto případě platí, že pokud zaměstnanec odjede na pracovní cestu bez zálohy, má se zato, že s neposkytnutím zálohy souhlasil, jinak by totiž na pracovní cestu neodjel. Případné neposkytování záloh ale nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě. Ve vnitřním předpisu však může být uvedeno, jak se takováto dohoda sjednává, zda musí být písemná anebo jen ústní apod.

Jestliže tedy zaměstnanci nebyla poskytnuta záloha, nemůže při vyúčtování cestovních náhrad nastat jiná situace než, že zaměstnanec má určitý doplatek. Jak se postupuje při poskytování doplatku zaměstnanci, je uvedeno dále.

Přerušení pracovní cesty.

15.3.2022, Zdroj: Verlag Dashöfer

Může zaměstnanec přerušit pracovní cestu? Jak je to v tomto případě s cestovními náhradami?

V zákoníku práce je uveden postup při přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance. Z praktických důvodů a k zamezení vzniku případných možných komplikací a sporů při určování výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady je vhodné stanovit (dohodnout) co nejpřesněji nejen podmínky konání pracovní cesty, ale také podmínky přerušení pracovní cesty.

Při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance přísluší zaměstnanci:

• náhrada jízdních výdajů (160 zákoníku práce) v prokázané výši, nejvýše však do výše, která by zaměstnanci náležela v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo;
• náhrada prokázaných výdajů za ubytování ( 162 odst. 2 zákoníku práce) od okamžiku začátku výkonu práce při přerušení pracovní cesty před nástupem k výkonu práce, příp. do okamžiku ukončení výkonu práce při přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce. Zaměstnavatel není po dobu přerušení pracovní cesty povinen výdaje za ubytování hradit.
• stravné od okamžiku začátku výkonu práce při přerušení pracovní cesty před nástupem k výkonu práce, příp. do okamžiku ukončení výkonu práce při přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce (uvedené doby lze dohodnout i jinak). Podle  163 odst. 5 zákoníku práce zaměstnanci stravné nepřísluší po dobu přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance.
• zahraniční stravné ( 170 odst. 6 zákoníku práce) od okamžiku začátku výkonu práce při přerušení pracovní cesty před nástupem k výkonu práce, příp. do okamžiku ukončení výkonu práce při přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce.

Vzhledem k uvedenému musí být při vyúčtování cestovních náhrad v souvislosti s povoleným přerušením pracovní cesty uvedena také doba začátku, příp. ukončení výkonu práce.

Během přerušení pracovní cesty ze soukromých důvodů zaměstnance tedy zaměstnanci přísluší jen náhrada jízdních výdajů do místa, kam byl na pracovní cestu vyslán. Ostatní náhrady za dobu uvedeného přerušení pracovní cesty zaměstnanci nepřísluší, a to ani náhrada výdajů za ubytování, náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů, stravné, zahraniční stravné ani kapesné. To se týká i doby cestování (doby jízdy v dopravním prostředku) do místa, kam byl na pracovní cestu vyslán, příp. zpět. Tato doba je totiž součástí doby přerušení pracovní cesty, tj. soukromé doby strávené na cestě, a není prakticky součástí pracovní cesty. Uvedené přerušení vždy v zásadě bezprostředně navazuje na výkon práce nebo předchází výkonu práce. Proto také cestovní náhrady zaměstnanci přísluší v zásadě až od začátku výkonu práce, příp. do ukončení výkonu práce podle toho, zda bylo přerušení pracovní cesty povoleno před nebo po ukončení výkonu práce. Neposkytují se tedy od okamžiku, kdy měl zaměstnanec podle příkazu k pracovní cestě na pracovní cestu nastoupit, ani od odjezdu dopravního prostředku, ale až od okamžiku skutečného začátku výkonu práce (do skutečného okamžiku ukončení výkonu práce), kterou byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán vykonat.

Podle zákoníku práce lze sice pro stanovení výše stravného (zahraničního stravného) dohodnout i jinou dobu než okamžik zahájení či ukončení výkonu práce, nicméně měla by to být doba, která má nějakou souvislost se zahájením (ukončením) výkonu práce. Stravné (zahraniční stravné) tak lze poskytnout např. za dobu od začátku pracovní doby zaměstnance v den zahájení výkonu práce, od odchodu z místa ubytování v den zahájení výkonu práce do místa, kde má zaměstnanec práci vykonat apod. a při povoleném přerušení pracovní cesty po ukončení výkonu práce pak např. do konce pracovní doby zaměstnance nebo příchodu do místa, kde je ubytován. V žádném případě však ne od původně předpokládané doby nástupu na pracovní cestu nebo jejího ukončení, ani odjezdu (příjezdu) dopravního prostředku, který měl zaměstnanec k pracovní cestě použít. Jednak by se takovým způsob zcela odstranila návaznost na zahájení (ukončení) výkonu práce a prakticky by tak došlo k obcházení zákona.